Decálogo para lograr juntas productivas

Las juntas o reuniones laborales pueden resultar tediosas y poco efectivas, pero si se realizan correctamente, son fundamentales para la comunicación empresarial. Pregúntese si la reunión es necesaria y cuál es el objetivo. En caso de que la respuesta sea que no es necesario, no la haga.

Hay muchas cosas que se pueden tratar en una simple conversación de dos o por correo electrónico, si hay buena comunicación. El tiempo de los potenciales participantes es muy valioso.

En caso de que haya decidido llevarla a cabo, es necesario identificar qué tipo de junta es para darle la importancia que merece. No es lo mismo un kick off o lanzamiento de un proyecto a una junta de seguimiento o de solución de problemas. Lo importante es preparar cada una según su naturaleza y establecer objetivos de forma previa (los que hay que cumplir antes de la reunión), durante (cuál es el motivo de la junta) y de manera posterior (los compromisos a los que se llega).

Convoque sólo a quienes tengan un rol en la junta y siga las siguientes recomendaciones:

1. Sea puntual y concreto. Las reuniones deben comenzar siempre a la hora acordada.

2. Organice la reunión con anticipación. Debe enviar de forma previa una descripción de los temas a tratar, para evitar perder tiempo.

3. La duración debe ser de 15 minutos, 30 o hasta un par de horas. Una sucesión de encuentros en la empresa va en detrimento del tiempo para llevar a cabo las actividades acordadas. El problema no es tener a los trabajadores en varias juntas a lo largo del día, si no que éstas no sean productivas y no provoquen el desarrollo de una acción que beneficie a la empresa.

4. Elabore y siga una orden del día, que deberá enviarse con antelación a los convocados.

5. Inicie con los puntos acordados en la junta anterior.

6. Si una junta tiene un objetivo claro y se lleva a cabo efectivamente, es benéfica para la empresa pues genera comunicación de forma directa y en tiempo real con aquellos colaboradores a los cuales se les necesita transmitir indicaciones, procesos, sugerencias o propuestas.

7. Restrinja el uso de los teléfonos móviles. Esto es para no distraer la atención y en aras del seguimiento del protocolo de los negocios, que desafortunadamente se ha perdido. Así mismo, evite todo tipo de interrupciones. Difícilmente se presentan asuntos o contingencias que no puedan esperar a que finalice una reunión.

8. Propicie la participación de todos los asistentes. Supuestamente todos los convocados tienen algo que decir sobre los temas a tratar en la reunión. Respete las opiniones de los participantes, pero restrínjalas si éstas se apartan del objetivo de la reunión o bien se exceden en el uso de la palabra.

9. Sea concreto. Una junta ágil es eficaz y productiva.

10. Establezca acuerdos concretos, próximos pasos y responsables de los mismos, para facilitar el seguimiento.

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