Ante la contingencia sanitaria y las medidas de sana distancia requeridas, los eventos virtuales para medios han reemplazado por completo a los presenciales. Incluso, con el regreso paulatino a la “nueva normalidad”, se prevé que dicha tendencia siga vigente.
En este contexto, la tecnología ha adquirido un papel esencial para brindar una experiencia innovadora a los periodistas, quienes sin salir de casa, pueden asistir a lanzamientos virtuales de campañas o productos, realizar catas o recorrer centros de convenciones, a través de un avatar.
Si bien es cierto que las experiencias virtuales han transformado el panorama de las típicas conferencias y eventos para prensa. También, es importante recordar que estas innovaciones son un complemento de las actividades de Relaciones Públicas tradicionales, por lo que, al momento de organizar un evento virtual, es recomendable considerar los siguientes aspectos:
- Relevancia.- Debido a la coyuntura, existe una mayor proliferación de eventos/conferencias virtuales, por lo que la probabilidad de tener una convocatoria exitosa, dependerá de la relevancia del tema.
- Temporalidad.- Al igual que con un evento presencial, es importante que en la organización de un evento virtual, se considere el día y hora más convenientes para la prensa, así como enviar la invitación con suficiente tiempo de anticipación (al menos 15 días).
- Confirmación.- Es indispensable que se contacte a los periodistas convocados para verificar que han recibido y visto la invitación. Este paso, también sirve para confirmar la dirección de envío de kits, en caso de tratarse del lanzamiento de algún producto.
- Recordatorio.- Un día antes del evento virtual, es sugerible contactar a los periodistas para recordarles la fecha y hora de la cita, así como para corroborar que cuentan con las instrucciones de acceso a la plataforma correspondiente. En los casos que sea pertinente y a petición del periodista, se puede enviar la la información vía Whatsapp. Este paso es fundamental no sólo para la asistencia del evento, sino para reforzar el relacionamiento con los medios.
- Logística.- Aunque un evento virtual no requiere un despliegue físico de recursos y actividades, es necesario que todos los miembros del equipo de Comunicación / Relaciones Públicas, tengan un rol definido en la atención a los periodistas; por ejemplo: en la organización de la sesión de Preguntas y Respuestas, en la coordinación de grupos para tours virtuales específicos, etc.
- Información.- La razón principal por la que un periodista asiste a un evento virtual, es por la información noticiosa que pueda obtener. Por lo que, se debe liberar el comunicado e imágenes en alta calidad, inmediatamente después de finalizado el evento.
- Retroalimentación.- Como para muchas empresas / instituciones, los eventos virtuales son una actividad nueva, puede ser una buena práctica, que al día siguiente del evento, se realicen algunas llamadas de manera aleatoria para conocer cuál fue la experiencia de los periodistas convocados. Esto permitirá detectar áreas de oportunidad, para mejorar en las futuras experiencias.
Los aspectos a considerar para la realización de un evento virtual dirigido a medios, pueden variar, dependiendo del tipo de evento y de su complejidad a nivel tecnológico. Sin embargo, los puntos anteriormente expuestos, pueden servir como una guía para alcanzar un resultado exitoso.
Autor:
Yazmín Meza, consultora en AB Estudio de Comunicación.
