Con sus cosas buenas y sus cosas no tan buenas, las reuniones virtuales han venido para quedarse. Al llegar el confinamiento, el uso de esta tecnología nos pilló a casi todos por sorpresa pero, a estas alturas, ya tendríamos que dominar esta nueva forma de comunicación.
A continuación ofrecemos una serie de consejos que te permitirán mejorar diversos aspectos particulares de los encuentros virtuales. Son tan sencillos que puedes empezar aplicarlos desde hoy mismo.
1.- Sé puntual
- Llegar tarde a una reunión, tanto presencial como virtual, es una de las cosas que peor impresión pueden causar, porque puede parecer que no tienes consideración por el tiempo de los demás participantes en la reunión. En las videoconferencias, la cortesía también cuenta: procura no llegar tarde a la reunión.
- Para no tener imprevistos, comprueba tu equipo -la batería, la conexión, el micrófono y la cámara- con suficiente tiempo antes de empezar, ya sabemos que la tecnología puede ser caprichosa.
2.- Prepara el entorno
- La preparación del entorno es un elemento nuevo con respecto a las reuniones presenciales que ahora debes tener muy en cuenta. En comunicación, el contexto siempre comunica. Si estás en tu casa, debes considerar que tu interlocutor no solo te verá a ti, sino también lo que te rodea. Sobre todo, lo que hay detrás de ti.
- Por tanto, antes de una videoconferencia, asegúrate de que tu entorno esté totalmente limpio y ordenado; no contenga elementos que causen distracción y que sean poco acordes con el contenido de la reunión; no muestre, ni pueda mostrar en ningún momento de la reunión, elementos en movimiento (ej: animales, niños, etc.); sea lo más plano posible en cuanto a elementos y colores (ej: una pared lisa, una ventana, una librería…) y no muestre nada que no quieras que personas ajenas a tu familia vean.
- Si no puedes asegurar alguno de estos aspectos, las aplicaciones de videoconferencia suelen ofrecer un efecto de desenfoque para el fondo. Aunque a veces puede resultar un poco extraño o antinatural, puede ser útil en caso necesario. Por otro lado, a no ser que tu empresa disponga de un fondo corporativo, no es recomendable utilizar fondos de la aplicación “exóticos”, como playas, montañas, etc.
3.- Cuida la iluminación
- La iluminación es importante. Quizá a ti no parezca especialmente relevante el aspecto que muestras ante la cámara, pero debes cuidarlo para mejorar y hacer lo más amable posible la imagen que ve la persona que está hablando contigo. La iluminación natural, la que entra por una ventana, es la más aconsejable para una videoconferencia.
- Si tienes la suerte de contar con una ventana, lo idea es situarse frente a ella, de forma que la luz ilumine tu cara de manera directa y homogénea. Si no tienes una ventana cerca, procura contar con una fuente de luz que ilumine tu cara de frente (ni desde arriba ni desde abajo).
- Por último, Intenta no mezclar diferentes fuentes de luz que pueden causar sombras extrañas.
- Y, sobre todo, en ningún caso de pongas de espaldas a la fuente de luz.
4.- Alinea la cámara con tus ojos
- Como en una reunión presencial, tu interlocutor espera que le mires a los ojos cuando le estás hablando por videoconferencia. Esa es la base de una buena comunicación.
- Esto no es posible en una videollamada, si lógicamente estás mirando a tu interlocutor en la pantalla mientras le hablas. La única manera de “mirar a los ojos” de la persona es mirando directamente a la cámara.
- No obstante, hay una forma de simular que miras a los ojos de la persona con la que hablas, aunque estéis mirando su imagen, y es asegurando que la cámara esté a la altura de tus ojos y que esté cerca de la pantalla donde aparece la persona con la que estás hablando.
5.- Busca el mejor encuadre
- Tu cabeza, tu cuello y la parte de arriba de tu torso deben aparecer completamente en la pantalla y de manera centrada. Para encontrar el mejor encuadre, dedica un tiempo antes de comenzar la videoconferencia a decidir cuál es el mejor lugar para colocar el ordenador.
- Evita los primeros planos. La mayoría de las personas no salimos favorecidas si estamos demasiado cerca de la cámara. En cuestión de encuentros virtuales, la imagen también importa.
Cuida tu postura. Siéntate recto, a ser posible ante un escritorio. Evita estar tumbado o recostado. Elige una silla cómoda.
6.- Cuida tu aspecto
- Ahora que las videoconferencias forman parte de nuestro día a día, ya no caben los errores de aspecto que cometíamos cuando empezamos a utilizar estas herramientas. Por eso debes cuidar tu aspecto como si fueras a una reunión presencial, aunque estés en tu casa. Para ello, presta atención a tu aseo y tu peinado y utiliza la vestimenta apropiada, tanto la parte de arriba como la de abajo. Nunca sabes si tendrás que levantarte en algún momento de la llamada. La clave es muy sencilla: no te presentes a la reunión virtual como no irías a una presencial.
- Proyecta una imagen profesional aunque estés en tu casa, por respeto a tu interlocutor y al tema que estáis tratando.
7.- Evita la multitarea
- A veces estamos convocados a reuniones virtuales o webinars donde solo estamos de oyentes o donde tenemos poco que aportar. Aunque ese sea el caso y no tengas que intervenir, evita la multitarea.
- Estar haciendo otras cosas mientras otra persona habla es muy descortés y, aunque pienses que se puede disimular, es fácil de percibir por tu interlocutor o por el resto de personas convocadas, si sois varios
- De modo que, si tienes una reunión por videoconferencia, estate plenamente presente, de mente y de imagen, como lo estarías en una reunión presencial.
8.- Controla cuándo apagar la cámara y el micrófono
- Lo ideal sería no apagar la cámara en ningún momento. Como se ha dicho antes, si estamos presentes, también debemos mostrar que lo estamos. Apagar la cámara puede desconcertar a tu interlocutor y, en según qué circunstancias, puede parecerle descortés. Por tanto, apaga la cámara solo y exclusivamente cuando necesites hacer una tarea imprevista durante la llamada y no puedas posponerla.
- En cambio, es recomendable poner micrófono en silencio cuando no tengas intención de intervenir, o cuando preveas que la otra persona va a hacer una intervención larga. Esto evita que los ruidos de tu entorno desconcentren o molesten a tu interlocutor.
9.- Como “bonus track”, aquí van algunos consejos más si quieres que tu videoconferencia resulte perfecta
- Busca un lugar aislado o lo suficientemente tranquilo para reunirte por videollamada.
- Si es posible, silencia tu móvil para evitar interrupciones.
- Si no te queda más remedio que estar rodeado de personas en una oficina, trata de moderar el volumen de tu voz para no molestar a los demás mientras trabajan.
- Si estás en tu casa, advierte del horario de tu reunión, para que no te molesten.
- Asegúrate de que tendrás buena conexión a Internet durante toda la llamada.
- Puedes tener agua o café a mano por si la reunión se alarga. En cualquier caso, ¡no comas!
- Si vas a compartir documentos, prepáralos antes de empezar la reunión o asegúrate de saber dónde están ubicados, para no perder tiempo buscándolos durante la llamada.
- Si debes ausentarte antes de terminar la reunión y no puedes intervenir, hazlo saber a los participantes a través del chat y despídete.
- Si no eres muy diestro en tecnología y crees que aún no dominas algunas herramientas o funcionalidades, busca ayuda antes de la reunión y resuelve todas tus dudas. Prueba tu equipo con alguien de confianza antes de la reunión real.
- Cierra aplicaciones en segundo plano innecesarias y programas que hagan uso de mucho ancho de banda.
- Si crees que vas a tener que compartir tu pantalla, asegúrate de no tener abiertos contenidos personales o inapropiados.
- Si no puedes asistir a la reunión o llegarás tarde, informa a la persona que la dirige con anticipación para que los demás no pierdan tiempo esperándote.
- Si estás al cargo de la reunión, establece una agenda clara con las horas de inicio y finalización y cíñete a ellas.
- Preséntate si algunos de los miembros de la videollamada no se conocen.
- Controla gestos faciales que puedan denotar aburrimiento o falta de interés.
- Espera a que la otra persona termine de hablar. Es complicado y molesto hablar todos juntos en una reunión virtual.
- Si has liderado la reunión, asegúrate de ser el último en cerrar la sesión.
Dedica una sonrisa o saludo afectuoso al final de la reunión y agradece la participación de todos.
Haz un “upgrade” a tus videoconferencias desde ya, con estos simples consejos
Autor:
Estefanía Campos, Directora en Estudio de Comunicación.
