La industria de eventos y convenciones ha sufrido los embates de la pandemia de COVID-19. De hecho, las empresas de producción de eventos en el país se han visto obligadas a cancelar muchos de los eventos que habían planeado para 2020 debido a la crisis.
No sabemos con certeza si habrá condiciones propicias para realizar nuevamente grandes eventos en recintos como el World Trade Center, ya que incluso con las medidas de seguridad de sana distancia y sanitización, la mayoría de las empresas están recortando sus recursos destinado a este rubro.
Considerando que las primeras vacunas comenzarán a distribuirse de manera masiva hacia el segundo trimestre de 2021, aún quedan muchos meses de actividad que las marcas y las organizaciones no deben desperdiciar para impulsar sus iniciativas comerciales y para seguir presente en la mente de sus públicos.
Incluso a pesar de que las autoridades abran la posibilidad de realizar eventos virtuales, lo cierto es que pocos profesionales están dispuestos a arriesgar su salud acudiendo a conferencias o a eventos masivos.
Por otro lado, la cantidad de personas permitidas en las convenciones es y seguirá siendo durante un tiempo limitada, ya que incluso los grandes recintos están restringidos por ley. Rápidamente los eventos virtuales se están posicionando como una alternativa para la continuidad de los negocios.
A continuación, algunas recomendaciones, si está interesado en organizar un evento virtual, atienda a estas prácticas:
El límite para el número de asistentes no existe en los eventos virtuales, solo asegúrese de que su infraestructura realmente soporta el número de asistentes potenciales que podría llegar a recibir.
Los eventos virtuales han existido durante más de una década y hoy en día están ganando una gran popularidad por el brote de COVID-19. Son más seguros que los eventos físicos, pero su organización puede ser muy compleja, no lo tome a la ligera.
Seleccione un software especialmente diseñado para operar eventos virtuales: como parte de la planificación de su “nuevo” evento, hace todo el sentido de mundo pensar en que en vez de contratar un lugar, necesitará encontrar una plataforma o software de evento virtual para organizar el suyo.
El software de eventos virtuales determinará la capacidad y duración del evento. Algunas plataformas de videoconferencia limitan el número de participantes que pueden asistir a la vez. Esto podría ser un pequeño límite, como 50 participantes, que puede ser adecuado o no según el tipo de evento. O hasta 500 como es el caso de algunos de los más populares. Si lo que busca es trasladar al ámbito virtual un congreso anual con miles de participantes necesitará una plataforma robusta.
Otra limitación es el tiempo: algunas soluciones de software de eventos virtuales limitan la duración para evitar sobrecargar los servidores del proveedor. Hay opciones en el mercado con la capacidad de participantes adecuada y sin limitar la duración del evento, pero vienen con un costo. Considere que de ninguna manera pagará lo que paga por salones o recintos presenciales, pero también tome en cuenta que si busca hacer algo de gran calado deberá invertir dinero para realizarlo adecuadamente.
Las plataformas de pago, por supuesto, suelen tener un mejor servicio al cliente que sus contrapartes gratuitas y se convierten en una inversión inteligente: un canal de atención al cliente puede ser increíblemente útil si tiene problemas técnicos durante su evento. Le aconsejamos que pruebe con anterioridad el servicio con una prueba gratuita para familiarizarse con su funcionalidad básica y probar su soporte técnico.
La convocatoria deberá ser robustecida con esfuerzos de marketing significativos: planifique con el mayor detalle y creatividad posibles lo que debe informar a sus asistentes sobre el evento. Normalmente, los organizadores suelen tener una lista de personas que se registraron en eventos anteriores por lo que será de mucha utilidad usar bases de datos de eventos recientes.
Para el nuevo evento, con la idea de robustecer su convocatoria, recomendamos hacer sinergias con otras instituciones afines, a fin de contar con bases de datos de mayor tamaño y calidad sumando esfuerzos y audiencias.
Póngase en contacto con los probables asistentes por correo electrónico, teléfono o redes sociales para informarles que el evento físico ahora será virtual, dedique recursos a conocer sus opiniones y diseñar o ajustar su evento a la medida de las expectativas de sus públicos prioritarios.
También cabe la posibilidad de que algunos asistentes o patrocinadores frecuentes no estén de acuerdo con los cambios, en el caso de que se hayan vendido boletos, antes de la nueva configuración, su organización deberá ofrecer reembolsos a los asistentes que no quieran asistir al evento virtual. Lo ideal es no crear riesgos a la reputación de evento y sus organizadores.
En el mismo escenario, y ya que los costos no serían los mismos los asistentes interesados en asistir a su evento virtual deben recibir un reembolso parcial como incentivo. Esto los compensará por el hecho de que su evento virtual no será tan envolvente como uno físico. Un buen tip es enviar a os asistentes entradas digitales que puedan utilizar para registrarse en el evento virtual y regalarles cortesías para sus amigos o descuentos jugosos que valgan la pena.
Será necesario promocionar el evento virtual con iniciativas de marketing digital segmentado anuncios pagados en línea y/o redes sociales, así como en los portales que suelan consumir sus públicos.
También puede publicitar el evento a través de envíos masivos de correos electrónicos y menciones en los medios de comunicación (PR). Invente un hashtag oficial del evento (si usted no lo hace alguien más lo hará, pero no tendrá usted el mismo grado de control), es importante animar a sus seguidores de las redes sociales a compartir noticias del evento con dicho hashtag y con mensajes especialmente diseñados para este evento.
Este nuevo hito en su compañía probablemente representará un mayor reto que eventos anteriores, ya que no todas las empresas que organizan eventos tienen altos niveles de alfabetización digital o incorporadas capacidades digitales, en México existía una alta dependencia del “factor presencial”.
Haga tratos con los oradores o influenciadores para que puedan usar sus blogs, listas de correo electrónico o cuentas de redes sociales para promover la asistencia al evento, todo bajo el mismo hashtag oficial.
Si el evento es un concierto, recomendamos que lo promueva en los sitios de redes sociales frecuentados por sus demográficos target, por ejemplo las audiencias jóvenes podrán ser impactadas vía Facebook, Instagram, YouTube.
Si el evento es un seminario web o una conferencia web, o un congreso, es fundamental promocionarlo en sitios como LinkedIn, blogs de industria, medios de nicho y Google.
Las entradas para el evento virtual deben ser fáciles de comprar y descargar en PDF via correo. Todo asunto relacionado con accesos debe ser digital, recordemos que en medio de esta pandemia la gente no quiere salir de casa a arreglar asuntos que no sean de máxima urgencia.
Recomendamos considerar la posibilidad de que cada keynote sea gravada y editada de antemano para dar mayor impacto y categoría al evento y sus charlas. Esto previene críticas de mala calidad de audio o de caída en las transmisiones por culpa de factores imponderables. También implica mayor comodidad para los expositores, quienes podrán estar más relajados y dedicar en vivo a contestar preguntas sin el desgaste de las conferencias.
Deje la modalidad en vivo para las preguntas y respuestas o para las actividades que requieran mayor interacción, tales como talleres o grupos de trabajo.
Durante el tiempo previo al evento, dedique tiempo a escuchar las redes sociales, hacer social listening también puede revelar de qué hablan los asistentes durante y después del evento, pero si lo hace con semanas de anticipación puede ajustar el evento a las expectativas reales de sus clientes y las audiencias de sus clientes.
Tenga en cuenta que esto es un proceso con sus etapas y su curva de aprendizaje, dadas las preocupaciones actuales sobre el riesgo de propagar el coronavirus en grandes reuniones, los eventos virtuales pueden se volverán tan populares como los eventos físicos en el futuro. Esto llegó para quedarse.
Autor:
Jorge Cervantes, Consultor en AB Estudio de Comunicación.
